5 whys được ứng dụng khá phổ biến không chỉ trong kinh doanh mà còn rất nhiều lĩnh vực khác trong cuộc sống. Vậy 5 whys là gì và ứng dụng như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
5 Whys là gì?
Phương pháp 5 whys là một quá trình đặt câu hỏi nhiều lần với mục đích đào sâu chi tiết một vấn đề để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Được giới thiệu lần đầu bởi Toyoda Sakichi, ông đã khẳng định rằng:
“Khi có câu trả lời sau 5 lần hỏi tại sao, bản chất cũng như giải pháp của vấn đề sẽ trở nên rõ ràng.”
Tuy nhiên, cần lưu ý kỹ thuật 5 whys chỉ phù hợp với những vấn đề có mối tương quan về nguyên nhân, kết quả và có độ khó vừa phải. Các vấn đề phức tạp sẽ yêu cầu kết hợp với kỹ thuật khác để đạt hiệu quả.
Nội dung và bản chất của phương pháp 5 Whys
Toyoda Sakichi – người cha của cuộc phá triển công nghiệp Nhật Bản đã phát hiện ra kỹ thuật này vào những năm 1930. Ông là một nhà công nghiệp, nhà phát minh và người sáng lập của Toyota Industries.
Phương pháp này của ông, xuất phát từ hệ thống sản xuất của Toyota và trở nên phổ biến vào những năm 1970, phương pháp 5 Whys xem xét là một vấn đề cụ thể bằng cách liên tục đặt câu hỏi: “Tại sao?” hoặc “Nguyên nhân gì gây ra vấn đề này?”. Mỗi câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao?” thường sẽ dẫn đến câu hỏi “Tại sao?” tiếp theo và sau đó là câu hỏi thứ ba, và tiếp tục như vậy cho đến khi đạt đến câu hỏi thứ năm.
Bản chất của kỹ thuật 5 Whys là việc cung cấp cách tiếp cận dựa trên niềm tin rằng mỗi vấn đề đều do một nguyên nhân cốt lõi tạo nên và khắc phục điều này làm cho vấn đề được kiểm soát. Một quy trình phân tích 5 Whys có thể được hiểu theo các bước hỏi:
- Vấn đề là gì?
- Tại sao vấn đề xảy ra?
- Tại sao nguyên nhân trong câu hỏi 2 xảy ra?
- Tại sao nguyên nhân trong câu hỏi 3 xảy ra?
- Tại sao nguyên nhân trong câu hỏi 4 xảy ra?
Nhưng tại sao lại là năm lần? Đó là vì thông thường, nguyên nhân ban đầu gây ra vấn đề mà chúng ta nhận thấy thực chất chỉ là triệu chứng của một nguyên nhân sâu xa hơn. Tất nhiên bạn có thể thêm các câu hỏi bổ sung hoặc lược bớt để phù hợp với các vấn đề và yêu cầu cụ thể.
Các bước thực hiện phân tích 5 Whys
Dưới đây là 4 bước cần thực hiện để phân tích 5 Whys có thể mang lại hiệu quả:
Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết
Xác định rõ vấn đề cần giải quyết và phạm vi tác động của nó. Điều này giúp định hình rõ mục tiêu và các câu hỏi cần có để phân tích 5 Whys.
Bước 2: Hỏi Whys lần đầu và lặp lại quá trình đặt câu hỏi “Whys?”
Đặt câu hỏi “Whys?” liên quan đến vấn đề và tìm ra nguyên nhân ban đầu. Ghi lại câu trả lời và tiếp tục đặt câu hỏi “Whys?” để tìm hiểu nguyên nhân sâu xa hơn cho đến khi không thể tiếp tục đặt câu hỏi “Whys?” được nữa hoặc bạn đã xác định được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
Bước 3: Tìm giải pháp khắc phục
Dựa trên nguyên nhân gốc rễ đã xác định, thực hiện phân tích và khám phá các giải pháp khắc phục vấn đề và chấm dứt việc tái xuất hiện trong tương lai. Sau đó, lựa chọn giải pháp phù hợp và tối ưu nhất để tiến hành triển khai.
Bước 4: Theo dõi và ghi chép
Sau một thời gian triển khai 5 whys, cần có sự theo dõi để đánh giá kết quả đạt được. Xem xét liệu kết quả có tốt hay không. Phương pháp 5 Whys nên được điều chỉnh và lặp lại nếu kết quả không mấy khả quan.
Cuối cùng, quá trình phân tích 5 whys phải được lưu trữ và phổ biến nội bộ trong công ty. Việc chia sẻ thông tin này sẽ mang lại kinh nghiệm xử lý các loại vấn đề có thể gặp phải để cũng như cách thức để giải quyết chúng.
Ví dụ về phân tích 5 Whys trong sản xuất
Vấn đề: Sản phẩm bao bì xuất hiện lỗi sau khi trải qua giai đoạn kiểm tra cuối cùng.
Câu hỏi 1: Tại sao sản phẩm bao bì xuất hiện lỗi sau giai đoạn kiểm tra cuối cùng?
Trả lời: Vì thiết bị kiểm tra không phát hiện được lỗi.
Câu hỏi 2: Tại sao thiết bị kiểm tra không phát hiện được lỗi?
Trả lời: Vì một trong số các cảm biến nhận diện lỗi trong thiết bị đã hỏng.
Câu hỏi 3: Tại sao một trong số các cảm biến nhận diện lỗi trong thiết bị đã hỏng?
Trả lời: Vì thiếu quy trình bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị.
Câu hỏi 4: Tại sao thiếu quy trình bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị?
Trả lời: Vì không có quy định rõ ràng về việc thực hiện bảo trì – bảo dưỡng định kỳ.
Câu hỏi 5: Tại sao không có quy định rõ ràng về việc thực hiện bảo trì – bảo dưỡng định kỳ?
Trả lời: Vì tổ chức không có hệ thống quản lý chất lượng.
Từ ví dụ trên, chúng ta có thể kết luận rằng nguyên nhân cốt lõi trong quy trình sản xuất bao bì là do thiếu hệ thống quản lý chất lượng và việc không tuân thủ quy định về bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị. Qua đó mang đến giải pháp là cần triển khai hệ thống quản lý chất lượng loại bỏ được nguyên nhân cốt lõi này.