Bạn có bao giờ bắt đầu ngày làm việc với một danh sách dài những việc cần làm, nhưng đến cuối ngày vẫn cảm thấy mình chưa hoàn thành việc quan trọng nhất?
Không phải lúc nào vấn đề cũng nằm ở việc bạn có quá nhiều việc. Đôi khi, vấn đề là chúng ta chưa xác định đúng việc nào cần được ưu tiên.
Một công cụ đơn giản có thể giúp bạn làm điều đó: Ma trận Eisenhower.
💡 MA TRẬN EISENHOWER LÀ GÌ?
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, còn được gọi là ma trận ưu tiên của Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô, mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của các nhiệm vụ: Giải quyết ngay – Lên lịch – Ủy quyền – Loại bỏ. Ma trận này được đặt tên theo Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower.
Dwight D. Eisenhower —Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là tướng năm sao trong Thế chiến thứ hai – đã trình bày ý tưởng mà sau này dẫn tới Ma trận Eisenhower. Trong một bài phát biểu năm 1954, Eisenhower dẫn lời một hiệu trưởng trường đại học giấu tên khi ông nói: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.”
Stephen Covey, tác giả cuốn sách 7 thói quen để thành đạt đã lấy lời của Eisenhower và sử dụng chúng để phát triển công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay được gọi là Ma trận Eisenhower.
| KHẨN CẤP | KHÔNG KHẨN CẤP | |
|---|---|---|
| QUAN TRỌNG | 🔴 1. GIẢI QUYẾT NGAY | 🟡 2. LÊN LỊCH |
| KHÔNG QUAN TRỌNG | 🔵 3. ỦY QUYỀN | ⚪ 4. LOẠI BỎ |
🔴 1. QUAN TRỌNG + KHẨN CẤP → GIẢI QUYẾT NGAY
Góc phần tư thứ nhất là góc phần tư “Giải quyết ngay”, đây là ô đặt bất kỳ nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng, thường chiếm 15 – 20% quỹ thời gian. Khi có một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải được thực hiện ngay, có hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn, hãy đặt nó vào góc phần tư này.
Những công việc cần ưu tiên hàng đầu có thể được chia thành các nhóm sau:
- Công việc xuất hiện đột ngột mà không thể dự đoán trước
- Công việc có thể biết trước và xếp lịch để chuẩn bị, chúng thường có tính chất định kỳ hoặc lặp lại
- Công việc chưa hoàn thành mặc dù sắp đến hạn
Để kiểm soát các công việc này, việc lên kế hoạch trước mỗi ngày, tuần, thậm chí mỗi tháng nếu cần thiết. Áp dụng nguyên tắc “Eat That Frog” – hoàn thành công việc khó nhất trước. Việc hoàn thành những công việc khó này sẽ tạo động lực và sự tự tin để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ khác, đồng thời tăng tính kỷ luật trong công việc. Sự chủ động trong việc sắp xếp công việc sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đạt được kết quả tốt hơn.
Ví dụ:
- Xử lý một vấn đề nghiêm trọng của khách hàng.
- Hoàn thành báo cáo có deadline trong ngày.
- Giải quyết một vấn đề đang làm ảnh hưởng đến tiến độ của cả đội.
🟡 2. QUAN TRỌNG + KHÔNG KHẨN CẤP → LÊN LỊCH
Góc phần tư thứ hai là góc phần tư “Lên lịch”, đây là nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn nhưng không cần phải thực hiện ngay nên có thể lên lịch cho những nhiệm vụ này sau, chiếm khoảng 60 – 65% thời gian.
Tiến hành giải quyết các nhiệm vụ này ngay sau khi giải quyết các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất. Ứng dụng nhiều mẹo quản lý thời gian khác nhau để giúp hoàn thành các nhiệm vụ trong góc phần tư này. Một số chiến lược hữu ích chẳng hạn như nguyên tắc Pareto hoặc phương pháp Pomodoro.
Tuy nhiên, các công việc trong góc phần tư này không có áp lực thời gian, nên dễ bị lơ là và trì hoãn việc thực hiện chúng. Điều này có thể dẫn đến việc công việc quan trọng bị bỏ qua hoặc lùi lại trong thời gian dài, gây ảnh hưởng đến sự tiến triển và thành công của mục tiêu dài hạn.
👉 Đừng chờ đến khi trở nên khẩn cấp. Hãy chủ động đưa vào lịch làm việc.
Ví dụ:
- Học tập và phát triển năng lực.
- Cải tiến quy trình làm việc.
- Chuẩn bị cho một công việc quan trọng sắp tới.
🔵 3. KHÔNG QUAN TRỌNG + KHẨN CẤP → ỦY QUYỀN
Góc phần tư thứ ba là góc phần tư “Ủy quyền”, đây là nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này phải được hoàn thành ngay lập tức nhưng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn, chiếm 10 – 15% quỹ thời gian để hoàn thành. Chẳng hạn như đặt vé máy bay, trả lời email,…
Vì không có sự gắn bó cá nhân với những nhiệm vụ này và chúng có thể không yêu cầu phải hoàn thành bộ kỹ năng nhất định nên có thể ủy quyền cho người khác. Giao nhiệm vụ là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý khối lượng công việc và mang lại cho nhóm cơ hội mở rộng bộ kỹ năng của họ. Ủy quyền được hầu hết các nhà quản trị áp dụng khi bị quá tải công việc trong đó có những đầu việc không quan trọng, có thể giao phó cho cấp dưới xử lý.
⚪ 4. KHÔNG QUAN TRỌNG + KHÔNG KHẨN CẤP → LOẠI BỎ
Những nhiệm vụ còn sót lại là những nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc quan trọng. Những phiền nhiễu không quan trọng, không khẩn cấp này chỉ đơn giản là cản trở việc hoàn thành mục tiêu. Đặt những mục còn lại này vào danh sách việc cần làm ở góc phần tư thứ tư, đó là góc phần tư “loại bỏ”, hoặc chỉ nên dành 5% quỹ thời gian cho chúng. Những công việc này chẳng hạn như lướt mạng xã hội, đi uống cà phê tán gẫu với bạn bè,…
🚀 THỬ NGAY HÔM NAY
Lấy danh sách tất cả những việc bạn đang cần làm.
Sau đó, hãy tự hỏi với từng việc:
1. Việc này có quan trọng không?
2. Việc này có thực sự khẩn cấp không?
Rồi đưa chúng vào 4 ô của Ma trận Eisenhower.
Bạn sẽ có một danh sách rõ ràng hơn:
🔴 Việc cần làm ngay
🟡 Việc cần chủ động lên lịch
🔵 Việc có thể giao cho người khác
⚪ Việc có thể loại bỏ
Làm việc hiệu quả không có nghĩa là làm được thật nhiều việc.
Mà là dành thời gian cho đúng những việc tạo ra giá trị.